Prinsip Dasar ISO 9001 Yang Wajib Diketahui Perusahaan Dalam Mengimplementasikan Sistem Manajemen Mutu

Sistem Manajemen Mutu ISO 9001

ISO 9001 adalah standar untuk sistem manajemen mutu yang dirancang khusus untuk mendukung aktivitas sebuah organisasi/perusahaan. Selain itu, standar ini juga telah diterapkan di seluruh negara dan diakui dalam tingkat internasional. Standar ini berperan penting dalam memastikan bahwa organisasi dapat memenuhi kebutuhan semua pihak khususnya pelanggan dan para pihak berkepentingan. Perlu diketahui bahwa terdapat prinsip dasar ISO 9001 yang wajib diketahui organisasi dalam rangka implementasi Sistem Manajemen Mutu itu sendiri.
Dengan mengimplementasikan dan mendapatkan sertifikat ISO 9001, secara otomatis organisasi telah memiliki pengakuan publik dan kemampuan bersaing dalam skala internasional. Selain itu, standar ini juga menunjukkan kepatuhan organisasi terhadap regulasi yang berlaku. Sehingga organisasi dapat memenuhi persyaratan perundang-undangan, hukum serta peraturan terkait produk atau Jasa yang ditawarkannya. Pada dasarnya, standar ini dirancang agar menjadi acuan bagi organisasi, serta telah memuat prinsip dasar ISO 9001 yang nantinya juga berperan sebagai acuan dalam implementasi sistem manajemen di organisasi. Beriringan dengan adanya revisi pada standar 9001 dari versi 2008 ke versi 2015 tentu saja ada beberapa aspek yang mengalami perubahan dan disesuaikan, termasuk penyesuaian pada prinsip dasar ISO 9001.

7 Prinsip Dasar ISO 9001

Seiring perubahan yang dialami sejak diterbitkan pertama kali. Standar yang saat ini berlaku adalah ISO 9001:2015 sebagai pengganti ISO 9001:2008. Salah satu perubahan mendasar dalam versi 2015 adalah prinsip-prinsip manajemen mutu. Dimana pada versi sebelumnya terdapat 8 prinsip ISO 9001 dan telah disederhanakan menjadi 7 prinsip ISO 9001.
Perubahan prinsip dasar ISO 9001 dapat dilihat pada table berikut.

8 prinsip ISO 9001:2008 vs 7 prinsip ISO 9001:2015

Prinsip kualitas dalam iso 9001 terdiri dari:

1. Customer Focus (Fokus Pelanggan)

Fokus utama dalam Sistem Manajemen Mutu adalah memenuhi kebutuhan pelanggan melalui produk yang ditawarkan dan melebihi ekspektasi yang dibangun oleh konsumen. Hal ini dapat dilakukan dengan:

1. 1. 1. 1. Mengidentifikasi kebutuhan dan harapan konsumen.
         2. Mengomunikasikan kebutuhan dan harapan konsumen kepada organisasi atau stakeholder terkait.
         3. Mengukur dan memantau kepuasan pelanggan serta melakukan tindakan tepat yang diperlukan.

2. Leadership (Kepemimpinan)

Pemimpin perusahaan dan atau manajemen puncak pada seluruh level harus memiliki tujuan dan arah yang sama. Kemudian mengarahkan setiap individu (karyawan) turut berperan dalam mencapai sasaran mutu yang diharapkan. Sehingga strategi, kebijakan, proses, hingga sumber daya yang ada selaras dengan tujuan perusahaan.
Tindakan yang dapat dilakukan yaitu:

1. 1. 1. 1. Membangun budaya integritas dan kepercayaan.
         2. Mendorong komitmen pada seluruh elemen perusahaan.
         3. Pemimpin memberi kesempatan pada tiap karyawan untuk meningkatkan kopetensi yang diperlukan.

3. Engagement of People (Keterlibatan Personil)

Teamwork yang hebat dapat menciptakan kesuksesan dan keberhasilan perusahaan dalam mencapai tujuan. Dimana setiap karyawan memiliki nilai dan kontribusi untuk kemajuan perusahaan. Sehingga tidak ada karyawan yang pekerjaannya dianggap tidak penting oleh perusahaan. Keberhasilan ini dapat dicapai dengan:

1. 1. 1. 1. Menjaga kelancaran komunikasi di seluruh departemen dan manajemen.
         2. Mengenali dan memberi apresiasi terhadap kinerja setiap personil.
         3. Perusahaan melakukan sosialisasi dan usaha agar setiap karyawan bisa berkomitmen mencapai tujuan yang ditetapkan.

4. Process Approach (Pendekatan Proses)

Sistem Manajemen mutu terdiri dari berbagai proses yang saling berkaitan. Proses ini mengarah pada pencapaian tujuan perusahaan yaitu refleksi kepuasan dari pihak-pihak terkait.
Beberapa pendekatan proses yang dapat dilakukan yaitu:

1. 1. 1. 1. Menentukan tujuan sistem dan proses yang akan diambil.
         2. Memastikan informasi dan sumber daya yang dibutuhkan tersedia untuk menjalankan dan meningkatkan proses sekaligus memantau, menganalisis, dan mengevaluasi kinerja sistem keseluruhan.

5. Improvement (Peningkatan/Perbaikan)

Keberhasilan Perusahaan tidak pernah mengabaikan evaluasi dan perbaikan yang harus dilakukan. Perusahaan akan selalu menempatkan fokus pada perbaikan berkelanjutan. Prinsip ini akan membantu perusahaan dalam meningkatkan kemampuan mengantisipasi dan bereaksi terhadap risiko serta peluang yang muncul baik dari internal maupun eksternal. Langkah perusahaan melakukan improvement dalat dilakukan dengan:

1. 1. 1. 1. Memberikan pelatihan pada karyawan mengenai metode dan alat perbaikan.
         2. Menelusuri, meninjau, dan mengaudit perencanaan, pelaksanaan, dan penyelesaian proyek perbaikan.
         3. Mengenali dan mengakui adanya perbaikan yang (perlu) dilakukan.

6. Evidence-Based Decision Making (Pengambilan keputusan berdasarkan bukti)

Dalam proses pengambilan keputusan, setiap perusahaan harus memiliki dasar analisis dan evaluasi data. Tujuannya untuk meminimalkan kesalahan pengambilan keputusan karena alasan kompleks maupun dianggap tidak pasti. Prinsip ini menekan adanya konsekuensi akibat keputusan yang diambil berdasarkan penilaian subjektif. Adanya fakta, bukti, dan analisis akan menghasilkan keputusan objektif dan keyakinan yang lebih besar. Berikut adalah langkah pengambilan keputusan berdasarkan bukti.

1. 1. 1. 1. Melakukan observasi, tes, dan pengukuran dengan metode dan alat yang tepat.
         2. Memastikan data yang diperoleh berasal dari sumber yang valid.

7. Relationship Management (Pengelolaan Hubungan dengan Stakeholder)

Dalam implementasinya perusahaan dituntut untuk menjalin dan menjaga hubungan baik dengan konsumen maupun stakeholder terkait lainnya. Stakeholder yang dimaksud dapat berupa pihak-pihak yang berada di dalam lingkungan dalam maupun luar perusahaan. Keduanya memiliki peran krusial dalam membantu perusahaan mencapai target yang diharapkan. Untuk menjaga hubungan tetap baik, berikut beberapa langkah yang dapat diterapkan.

1. 1. 1. 1. Melakukan kerja sama yang saling menguntungkan.
         2. Menjaga dan memenuhi hak dan kewajiban masing-masing pihak.
         3. Melakukan komunikasi yang terbuka.

Prinsip kualitas dalam iso 9001 terdiri dari 7 prinsip dasar ISO 9001 yang penting untuk dipahami dan diimplementasikan oleh organisasi. Yang dimana untuk mencapainya diperlukan komitmen tinggi dari setiap pihak yang terlibat.

Persyaratan Standar dan Sertifikasi ISO 9001:2015

Organisasi harus membangun, mengimplementasikan, memelihara dan meningkatkan sistem manajemen mutu secara berkesinambungan. Dimana mencakup proses yang diperlukan beserta interaksinya sesuai dengan persyaratan ISO 9001:2015. Proses ini harus mampu mengidentifikasi:

1. 1. 1. 1. Input-output, urutan proses dan interaksinya.
         2. Process performance (KPI) dan pengendaliannya.
         3. Sumber daya, tanggung jawab dan wewenang.
         4. Risk and Opportunity (6.1).
         5. Metode untuk monitoring, review dan evaluasi.

Sertifikasi ISO 9001:2015 dikeluarkan oleh lembaga/Badan sertifikasi resmi. Di Indonesia terdapat banyak Badan sertifikasi yang memiliki lisensi untuk melakukan sertifikasi dan menerbitkan sertifikat ISO 9001:2015. Badan Sertifikasi ini berada dibawah naungan Komite Akreditasi Nasional (KAN). Untuk dapat mengajukan sertifikasi ISO 9001:2015 ke badan Sertifikasi, maka perusahaan/organisasi harus memenuhi persyaratan, antara lain:

1. 1. 1. 1. Telah menerapkan sistem manajemen mutu IS0 9001:2015
         2. Lulus audit sertifikasi

Apabila perusahaan/organisasi telah menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001:2015 perusahaan/organisasi dapat mengajukan diri untuk diaudit ke badan sertifikasi yang dikehendaki.
Kama Konsultan merupakan konsultan yang terpercaya untuk mendampingi organisasi dalam menerapkan system manajemen guna meraih pengakuan dari lembaga sertifikasi yang terakreditasi nasional maupun internasional. Kami juga akan mendampingi organisasi dalam proses sertifikasi dengan memberikan pelatihan system manajemen hingga soft skill training sesuai kebutuhan organisasi.

Baca Juga:

Penerapan ISO 9001 Bagi Perusahaan Konstruksi

Pentingnya Implementasi ISO 21001 Bagi Pendidikan di Indonesia