“Informasi Terdokumentasi” VS “Dokumen dan Catatan” dalam ISO

Standar ISO telah menjadi standar internasional yang membantu organisasi menjaga dan meningkatkan sistem manajemen mereka. Lebih dari 16.500 standar telah dikembangkan, dan dapat diadopsi oleh organisasi di seluruh dunia. Standar ISO dirancang untuk diterapkan oleh organisasi di seluruh dunia, tanpa memandang ukuran, jenis, atau sektor industri mereka. Dengan mengadopsi standar ISO, organisasi dapat meningkatkan efisiensi operasional, meningkatkan kepuasan pelanggan, memenuhi persyaratan hukum dan peraturan, dan meningkatkan kepercayaan stakeholder.

Dalam sistem manajemen ISO, terdapat dua konsep yang sering kali membingungkan bagi banyak organisasi, yaitu “informasi terdokumentasi” dan “dokumen dan catatan”. Meskipun saling terkait dengan dokumentasi ISO, keduanya memiliki perbedaan yang penting dalam penggunaannya. Untuk memahami kedua istilah tersebut lebih baik, berikut penjelsan tentang perbedaan antara keduanya dan bagaimana keduanya diterapkan dalam praktik ISO.

Baca juga : Peran SMAP ISO 37001 dalam Menjaga Reputasi Perusahaan

Informasi Terdokumentasi

Dalam standar ISO, informasi terdokumentasi mengacu \pada informasi yang dikendalikan dan dikelola oleh organisasi, termasuk prosedur, dan catatan. Istilah ini menggantikan istilah dokumen dan catatan untuk lebih mencerminkan sifat informasi yang terus berkembang. Informasi terdokumentasi juga dapat mengacu pada sistem manajemen dan proses-proses yang terkait, seperti informasi yang dibuat dalam rangka beroperasinya organisasi dan bukti hasil yang dicapai. Contoh informasi terdokumentasi mencakup prosedur operasional, kebijakan, manual, instruksi kerja, catatan rapat, dan dokumen serupa.

Baca juga : Tips Implementasi ISO 37001 Meningkatkan Kepercayaan Publik

Dokumen dan Catatan

Dokumen dan catatan adalah dua jenis informasi terdokumentasi yang didefinisikan secara lebih spesifik dalam konteks ISO. Dokumen mengacu pada informasi terdokumentasi yang harus dikelola dan dikendalikan oleh organisasi. Termasuk kebijakan, prosedur, spesifikasi, panduan, dan instruksi kerja. Dokumen harus diperbarui, diaudit, dan di-review secara berkala untuk memastikan keakuratannya.

Sedangkan catatan adalah informasi terdokumentasi yang digunakan untuk memberikan bukti pencapaian atau kegiatan yang telah dilakukan. Catatan mencakup hasil pelatihan, laporan audit, catatan rapat, catatan inspeksi, dan catatan lain yang dapat digunakan untuk memverifikasi kepatuhan atau mencatat kejadian tertentu. Perlu diingat bahwa catatan tidak boleh diubah atau direvisi karena merupakan bukti dari suatu hasil.

Baca juga : Meningkatkan Kualitas Pelayanan Publik dengan ISO 9001

Perbedaan Utama

Perbedaan utama antara informasi terdokumentasi dan dokumen serta catatan adalah dalam penggunaan dan kontrolnya. Informasi terdokumentasi mencakup semua bentuk informasi yang diatur dan dipertahankan oleh organisasi, sementara dokumen dan catatan adalah dua subkategori spesifik dari informasi terdokumentasi yang memiliki persyaratan dan proses pengelolaan yang lebih terperinci.

Penerapan standar ISO disesuaikan dengan tujuan yang ingin dicapai organisasi. Sebagai contoh, jika organisasi ingin meningkatkan kualitas produk, mereka dapat mengadopsi standar ISO 9001. Jika tujuannya untuk meningkatkan keamanan sistem dan melindungi dari serangan siber, ISO 27001 adalah pilihan yang tepat. Selain itu, jika organisasi ingin mencegah praktik penyuapan, mereka dapat menerapkan standar ISO 37001.

Dalam penerapan ISO, penting bagi organisasi untuk memahami perbedaan antara kedua konsep ini karena berguna untuk mengelola dokumen serta catatan mereka dengan hati-hati sesuai dengan persyaratan standar. Dengan memahami perbedaan ini, organisasi dapat memastikan bahwa sistem manajemen mereka terkelola dengan baik dan memenuhi standar ISO yang berlaku

Baca juga : Pentingnya Gap Analysis ISO 27001